Quick Guide on How to Call Companies

Japanese companies call candidates by phone to announce interview results or appointments. E-mail is quite uncommon, so you might need to pick up the phone yourself when you need to change the schedule or have any questions.

Let’s go over the basics, so you know how to answer the phone.

Calling to ask a question

Reception: お電話でんわありがとうございます。〇〇株式会社かぶしきがいしゃです。
Thank you for calling. (Company name) speaking.

Candidate: わたくし、〇〇大学だいがく〇〇学部がくぶの〇〇と申もうします。採用さいようの件けんでご連絡れんらくさせていただきました。お手数てすうおかけしますが採用さいようのご担当者様たんとうしゃさまをお願ねがいしてもよろしいでしょうか。
I am (full name) from (university)(department). I call regarding the recruitment. May I ask who is in charge of recruitment?

Reception: わかりました。いまおつなぎしますので少々しょうしょうお待まちちください。
I understand, please wait a moment as we connect you.

Candidate: よろしくお願ねがいいたします。
Please.
…
Recruiter: お電話でんわかわりました。採用担当さいようたんとうの〇〇です。
You are speaking with (name) from recruitment.

Candidate: お忙いそがしいところすみません。私わたし、〇〇大学だいがく〇〇学部がくぶの〇〇と申もうします。現在げんざい就職活動しゅうしょくかつどうをしており、御社おんしゃの採用さいように関かんしてお聞ききしたいことがありお電話でんわしたのですが、今いまお時間じかんよろしいでしょうか。
I am sorry for the interruption. I am (full name) from (university)(department). I am currently looking for a job, and would like to ask something regarding your open position, is now a good time?

Recruiter: もちろん、いいですよ。
No problem.

Candidate: ありがとうございます。(Question)
Thank you. (Question)

Recruiter: (Answer)

Candidate: ご回答かいとういただきありがとうございます。理解りかいしました。
Thank you for your answer. I could understand.

Recruiter: 他ほかにご質問しつもんはありますでしょうか。
Do you have any further questions?

Candidate: 大丈夫だいじょうぶです。お忙いそがしいところお時間じかんいただきありがとうございました。それでは、引ひき続つづきよろしくお願ねがいいたします。失礼しつれいいたします。
I am ok. Thank you very much for taking the time even though you must be busy. Goodbye (or rather the obligatory “please take good care of me in the future and sorry for hanging up first”).

Rescheduling

Reception: お電話でんわありがとうございます。〇〇株式会社かぶしきがいしゃです。
Thank you for calling. (Company name) speaking.

Candidate: お世話せわになっております。本日ほんじつ〇〇時じに面接めんせつをお願ねがいしております、〇〇大学だいがく〇〇学部がくぶの〇〇と申もうします。面接めんせつのお時間じかんの件けんでご連絡れんらくさせていただきました。お手数てすうおかけしますが採用さいようのご担当者様たんとうしゃさまをお願ねがいしてもよろしいでしょうか。
I am in your debt (standard greeting). I have an interview today at (time). I am (full name) from (university)(department). I am calling regarding the time of the interview. I am sorry for the inconvenience, but could you connect me with the (name and/or position)?

Reception: わかりました。いまおつなぎしますので少々しょうしょうお待まちください。
I understand, please wait a moment as we connect you.

Candidate: よろしくお願ねがいいたします。
Please.
…
Recruiter: お電話でんわかわりました。採用担当さいようたんとうの〇〇です。
You are speaking with (name) from recruitment.

Candidate: お世話せわになっております。本日ほんじつ〇〇時じに面接めんせつをお願ねがいしております、〇〇大学だいがく〇〇学部がくぶの〇〇と申もうします。今いま〇〇駅えきですが、人身事故じんしんじこが起こっており電車でんしゃが止とまってしまっております。〇〇時じ30分ぷんに御社おんしゃに到着とうちゃくする見込みこみになりますが、どうしたらよろしいでしょうか。
I am in your debt. I have an interview today at (time). I am (full name) from (university)(department). I am at (station name) right now but due to an accident, the train was stopped. It looks like I will only make it to your company around (new arrival time), what should I do?

Recruiter: (Follow the guidance of the recruiter.)

Candidate: 承知しょうちいたしました。お忙いそがしいところご迷惑めいわくおかけしてもうしわけありません。引ひき続つづきよろしくお願ねがいいたします。失礼しつれいいたします。

Returning a call

Reception: お電話でんわありがとうございます。〇〇株式会社かぶしきがいしゃです。
Thank you for calling. (Company name) company speaking.

Candidate: お世話せわになっております。〇〇大学だいがく〇〇学部がくぶの〇〇と申もうします。先さきほどお電話でんわをいただいたようですが、採用担当さいようたんとうの〇〇様さまいらっしゃいますか。
I am in your debt. I am (full name) from (university)(department). I received a call earlier, is X the person in charge of recruitment there?

Reception: わかりました。いまおつなぎしますので少々しょうしょうお待まちください。
I understand, please wait a moment as we connect you.

Candidate: よろしくお願ねがいいたします。
Please.
…
Recruiter: お電話でんわかわりました。採用担当さいようたんとうの〇〇です。
You are speaking with (name) from recruitment.

Candidate: お世話せわになっております。〇〇大学だいがく〇〇学部がくぶの〇〇と申もうします。先さきほどお電話でんわをいただいたようですので折おり返かえしのご連絡れんらくをさせていただきました。
I am in your debt. I am (full name) from (university)(department). I am calling back because it seems I received a phone call earlier.

Recruiter: (Follow the guidance of the recruiter.)

Candidate: 引ひき続つづきよろしくお願ねがいいたします。失礼しつれいいたします。

What to keep in mind

Using the above examples allow you to get in touch with the right person and clearly state your intentions. Once connected, listen closely to what the other person is saying, don’t hesitate to ask when you don’t understand something, and you will soon notice that filling in the blanks will get easier and easier.

Just from these three examples, you can see that there is a fixed pattern for making phone calls. Remember those phrases you can use all the time, and adapt the remaining contents to your needs.

Did you notice how the greeting of the candidate changed? When you talk to someone for the first time, you can just introduce yourself or use 「おいそがしいところすみません」 as a greeting. If you talk to someone you have talked with before or works for a company you are in touch with then 「おせわになっております」 is the proper greeting, as it conveys gratitude for the ongoing connection.

Also have your phone number handy, in case they want to call you back. The person you are trying to reach might not be available at that moment.

READ ON　 How to answer the phone when HR is calling.

Covering all possible questions here is beyond the scope of this article, but if you need help with phrasing your questions, leave a comment or send us a message.